ІНФОРМАЦІЯ про стан дотримання виконавської дисципліни у виконавчих органах Оратівської селищної ради за І квартал 2025 року
Питання щодо стану виконавської дисципліни та організації виконання завдань, визначених указами, розпорядженнями і дорученнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами обласної військової адміністрації та обласної ради, власними розпорядчими документами та заходи щодо її посилення в повній мірі залежить від стану виконавської дисципліни, рівня організації роботи, відповідальності та ініціативності працівників, належного контролю за виконанням доручень.
За І квартал 2025 року документообіг в цілому становив 2447 документи. З них: 1629 вхідної кореспонденції, розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам селищної ради та 818 вихідної кореспонденції.
Загальним відділом селищної ради опрацьовано всі вхідні документи, з них 276 документів узято на контроль.
Найбільше контрольних документів перебуває на виконанні:
у відділі житлово-комунального господарства, екології, архітектури та містобудування Оратівської селищної ради – 60;
у секторі цивільного захисту, мобілізаційної роботи та взаємодії з правоохоронними органами селищної ради – 45;
у відділі освіти, молоді та спорту селищної ради – 28;
у секторі розвитку громади – 28;
у відділі соціального забезпечення та охорони здоров'я селищної ради – 26;
у відділі культури та туризму селищної ради – 23;
у відділі управління персоналом та правового забезпечення селищної ради – 20;
у відділі земельних ресурсів селищної ради – 18;
в управлінні фінансів селищної ради – 6;
в організаційному відділі селищної ради – 5;
у службі у справах дітей селищної ради – 5;
у відділі цифрового розвитку та інформаційно-програмного забезпечення селищної ради – 5;
у відділі з питань організації надання адміністративних послуг – 4;
у відділі бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення селищної ради – 3.
На 16 документів інформація надається щотижнево, щомісячно – на 24, щоквартально – на 15, щопівроку – на 8, щорічно – на 9, в установлені дати.
Враховуючи надані інформації за 3 місяці поточного року виконано і знято з контролю 161 документ.
Загальним відділом селищної ради забезпечується контроль за виконанням документів протягом усього терміну виконання, починаючи з моменту надходження та реєстрації і до моменту виконання та зняття з контролю.
Завдяки таким формам контролю, як нагадування у письмовій чи усній формі або в телефоному режимі, робота щодо вчасного контролю за виконанням документів дає можливість оперативно запобігти зривам термінів виконання документів.
У кожному контрольному документі збільшився спектр завдань та встановлюється кілька термінів періодичного інформування про хід виконання.
Суттєво впливає на стан виконавської дисципліни досить висока інтенсивність термінових завдань. У І кварталі 2025 року надійшло 63 документи із вкрай обмеженими строками виконання. Із них: 38 термінових, строк виконання до 7 днів та 25 негайних, строк виконання 1-2 дні. Такі документи вимагають від виконавців додаткових зусиль та напруги, а це може негативно позначитися на якості виконання документів.
У звітному періоді допущено 11 порушень контрольних термінів виконання документів.
Загалом більшість порушень мають об'єктивні причини: недостатньо часу для виконання документа (іноді документи надходять «сьогодні на сьогодні» і не кожну інформацію можливо підготувати за кілька годин), документ виконують декілька виконавців і потрібен час для узагальнення інформації. Є випадки, коли надходять документи, термін виконання яких минув.
Аналіз інформацій від структурних підрозділів щодо виконання завдань, передбачених контрольними документами, свідчить про випадки недотримання вимог Інструкції з діловодства в Оратівській селищній раді та її виконавчих органах (затверджена розпорядженням виконуючої обов’язки Оратівського селищного голови, секретаря селищної ради від 30.01.2024 № 08-ОД «Про затвердження Інструкції з діловодства в Оратівській селищній раді та її виконавчих органах). А саме: правильність складання та оформлення документа (розміщення всіх реквізитів, правильність зазначення адреси, наявність віз). Не вказуються номери доручень/розпоряджень та пунктів, на які надається інформація. Трапляються випадки, що інформація надається на нові доручення/розпорядження, а номери вказані з попередніх документів, або взагалі не вказані.
Окремими виконавцями в інформаціях допускаються стилістичні і граматичні помилки, не на всі завдання, визначені у розпорядженнях і листах, подається повна інформація.
Це призводить до необхідності повернення документів на доопрацювання та відповідно порушення термінів їх виконання.
Часто представлена інформація не містить повного розкриття виконання тих завдань, які рекомендовано у документах. Також, як недолік у роботі, можна зазначити тенденцію надання відповіді в день закінчення контрольного строку виконання документа, що затримує своєчасне узагальнення проробленої роботи головним виконавцем.
Для посилення виконавської дисципліни керівникам виконавчих органів необхідно звернути особливу увагу на:
організацію внутрішньої системи контролю;
дотримання Інструкції з діловодства і термінів виконання документів;
підвищення особистої відповідальності посадових осіб та спеціалістів за доручену ділянку роботи;
на якість підготовки інформації про хід виконання контрольних документів та відповідей на листи, стилістику написання, орфографію, вживання відмінків.
Співвиконавцям необхідно оперативно надавати інформацію для узагальнення відповідальному виконавцеві. Працівникам, відповідальним за організацію та ведення внутрішнього контролю виконання документів у виконавчих органах селищної ради, вжити дієвих заходів для поліпшення ситуації у частині відстеження та реагування на строки виконання завдань, визначених у документах та нагадуваннях-попередженнях загального відділу селищної ради.
